Se digitalizaron más de 800 mil fojas de la administración pública en Entre Ríos
En el marco del proyecto de Digitalización de documentación que lleva adelante la Secretaría de Modernización, Ciencia y Tecnología, ya se han digitalizado 811.438 fojas desde 2016 a la fecha (cifra que corresponde al 26 de agosto de 2019).
El proyecto de Digitalización de Documentación nació en 2016 con el objeto de transformar, mediante la automatización de los procesos de captura y la integración de los sistemas de gestión, los procedimientos administrativos que requieren un enorme flujo de trámites y expedientes en formato papel.
En ese orden, la digitalización tiene por objetivos facilitar la gestión administrativa, el acceso, la perdurabilidad y protección de la información pública, así como la optimización de los recursos del Estado, sus espacios y archivos. Todo ello apuntando a lograr gradualmente el nacimiento digital de todos los trámites y procedimientos administrativos, eliminando la necesidad de impresión de papel.
Compromisos, metas y objetivos
De los compromisos asumidos en 2016 se han concretado los referidos a la estandarización de los procesos de digitalización provincial para garantizar la calidad, a través de la elaboración de un Protocolo de Digitalización; y la presentación del proyecto de mejora de la gestión de la información del Registro de la Propiedad Inmueble, mediante el financiamiento otorgado por el Programa de Fortalecimiento Institucional Provincial y Gestión Financiera (PROFIP), que permitió digitalizar e indexar documentación de la Dirección General del Notariado, Registros y Archivos y de la Dirección General de Catastro, a saber:
* 26 mil matrículas y 450 libros del Registro de la Propiedad Inmueble de Paraná.
* 60 mil planos de la Dirección General de Catastro.
* También se concluyó con la creación de bibliotecas digitales en diversos organismos (Dirección General de Inspección de Personería Jurídica, Dirección General de Notariado, Registros y Archivos y Dirección del Registro del Estado Civil y Capacidad de las de las Personas), mientras que en el Registro Civil también se contribuyó con el proceso de digitalización de diversas instancias administrativas para facilitar el acceso a los trámites por parte de los ciudadanos.
Cabe destacar que al iniciarse el proyecto en 2016 se preveían digitalizar 200 mil fojas al año, número que fue en aumento gracias a la incorporación de tecnología y la conformación de un equipo capacitado de trabajadores para la manipulación y digitalización de documentación pública, y de pasantes de las carreras de Licenciatura en Archivología y de Análisis de Sistema (UADER).
Ello tiene relación con el cumplimiento de otro de los compromisos asumidos en 2016: la refuncionalización del Centro de Digitalización en el ámbito de la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología, mediante la incorporación de un equipo idóneo de trabajo, de 13 escáneres de última generación y un escáner A0, permitiendo que hoy sea posible digitalizar casi la totalidad de formatos existentes en los archivos provinciales (expedientes, imágenes, planos, mapas, libros, etcétera).
Uno de los objetivos fundamentales del proyecto es resguardar la información pública (en formato digital), teniendo en cuenta que el recurso del papel tiende a dañarse con el tiempo y/o a traspapelarse. Para lo cual, una vez digitalizados los archivos se torna innecesario volver a manipularlos y la información se mantiene accesible y segura en los servidores.
La digitalización
El trabajo de digitalización se realiza colaborativamente con diferentes áreas y oficinas públicas, a las cuales se les brinda asesoramiento permanente (también en organismos municipales que llevan adelante sus propias iniciativas de digitalización). Al momento se ha digitalizado documentación en los siguientes ámbitos (algunos ya han concluido todas las etapas del proceso): Registro de la Propiedad Inmueble de Paraná. Secretaría de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos. Dirección General de Industria y Parques Industriales. Dirección General de Notariado, Registros y Archivos. Dirección General de Recursos Humanos. Escribanía Mayor de Gobierno. Dirección General de Inspección de Personas Jurídicas. Información de convocatorias de la antigua Secretaría de Ciencia y Tecnología. Dirección de Agricultura. Archivo General de la Provincia. Dirección de Educación de Jóvenes y Adultos del Consejo General de Educación. Secretaría de Ambiente. Museo Eva Perón. Y el Hospital Escuela de Salud Mental.
Actualmente, el total de fojas digitalizadas en la administración pública provincial es de 811.438.
¿Qué se hace con los documentos digitalizados?
Es importante remarcar que la Digitalización de documentación comenzó a desarrollarse en paralelo -y con el objeto de complementar ambos procesos- con el Programa de Despapelización, también perteneciente a la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología, el cual busca la gradual disminución del uso del papel en las oficinas públicas. Además, el Programa de Despapelización provee otros beneficios relacionados como la optimización del espacio físico ocupado para almacenar documentación histórica y el cuidado del ambiente mediante un uso responsable del recurso del papel, buscando generar un entorno más saludable para los trabajadores del Estado.
Por lo tanto, a través de los dos programas se aborda el problema del destino del papel de descarte ya generado y la promoción de buenas prácticas en torno al uso de ese recurso, y el de aquellos que son documentos públicos mediante la digitalización. Una vez que estos últimos ya han sido digitalizados tienen diferentes destinos de acuerdo al tipo: se expurga (elimina) según la legislación de expurgo vigente, se envía el Archivo Histórico de la provincia o al Registro Único de la Verdad, mientras que algunos quedan en los archivos de sus propios organismos.