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Thursday 24 de June de 2021

Parte II: Organizadores ¿Cómo establecer una videoconferencia de forma efectiva?

Parte II: Organizadores ¿Cómo establecer una videoconferencia de forma efectiva?

05/17/2021 |Por Solange Vallenari (*) Colaboración

Ya conoces los aspectos básicos de las normas de etiqueta para videoconferencias, repasemos Revisa tu conexión a Internet y tu hardware con anticipación; vístete; busca tu espacio tranquilo; enmarca la escena; si no hablarás, desactiva tu audio; mira a la cámara y presta atención y concéntrate.

Teniendo lo respado en claro y  con la práctica no deberías tener ningún problema con la configuración y las videollamadas con tus colegas. Sin embargo, al igual que ocurre cuando estás en la oficina, requiere un poco más de esfuerzo lograr la efectividad en tus reuniones por videoconferencia y que el tiempo sea productivo. Por lo tanto, si planificas reuniones con tus colegas, asegúrate de que tienes todos los materiales que necesitas, al igual que lo hacías cuando eran presenciales, o que se supone que hacías. Afortunadamente, la integración de Zoom con Dropbox facilita el uso de tus archivos y software de videoconferencias para tener reuniones por este medio más eficaces si decides utilizar esta  plataforma.

 

Prepara tus videoconferencias  para que estas sean un éxito

 

Elección del formato adecuado: Existen plataformas, unas gratuitas y otras no,  para los distintos tipos de reuniones. Para la elección de la plataforma adecuada se debe tener en cuenta: Número de asistentes; nivel de interacción de todos los asistentes: preguntas- debates, chat, otros.

Herramientas a utilizar: micrófonos abiertos o cerrados/posibilidad de grabación/ compartir presentaciones…

Se aconseja el uso de plataformas que permitan tener la mayor visualización posible de todos los participantes a los efectos de que todos puedan ver a todos, haciendo más sencillas las distintas intervenciones por medio de la metodología elegida y que el anfitrión pueda disponer de herramientas que le permita tener el control de la reunión.

Siempre prepara un cronograma: El primer paso para que una reunión sea efectiva, ya sea dentro o fuera de la oficina, es contar con un cronograma definido. Este aspecto ayuda mucho para lograr el éxito de una videoconferencia. Con la plantilla de cronograma de reuniones disponible en Dropbox, es fácil armar un cronograma para compartir que describa los puntos básicos de tu reunión. Aquellas personas invitadas a la reunión, pero que no puedan asistir también podrán revisar este documento posteriormente. O lo que es aún mejor: pueden ver la grabación de video desde la llamada que se copió automáticamente desde Zoom a Dropbox si así lo decides.

Envía las invitaciones por anticipado: Si deseas que las personas participen en tu videoconferencia, debes avisarles con anticipación y, si no lo haces, es probable que no estén en su escritorio y que no hayan tenido el tiempo necesario para leer el cronograma.  En realidad no varía mucho con las formas presenciales para organizar una reunión, ya que siempre debes avisar con anticipación, al menos si eres organizado .Dales a todos el tiempo que necesiten para prepararse para la videoconferencia y tanto tú como tu equipo lograrán el éxito.

 

Comparte archivos e información antes de la reunión

 

Si esperas recibir aportes y colaboración de tu equipo, es importante que les des el contexto para que lo hagan. Si bien en la oficina podrías simplemente hacer circular una planilla o escribir en la pizarra, las videoconferencias requieren de una mayor planificación anticipada. Prepara y comparte archivos o documentos que necesitarás antes de la reunión, para que tus colegas no se queden pensando.

Cuando todos estén en línea, también puedes compartir tu pantalla para navegar por el documento junto  y así todos están en la misma página. Mejor aún, puedes compartir ese archivo directamente desde Dropbox a la reunión de Zoom, donde pueden agregarse los miembros del equipo en tiempo real.

Como no todos tenemos el mismo nivel digital, se hace muy conveniente el poner a disposición de los invitados un apoyo técnico para acceder de la mejor manera.

Desarrollo dela reunión: Intervenciones de los asistentes. La metodología propuesta por el anfitrión debe facilitar las intervenciones previstas moderando las mismas. Ya sean preguntas o debates abiertos. Por parte de los intervinientes es buena idea procurar no monopolizar la reunión atendiendo a que los tiempos son escasos.

Falsos directos. Cuando se está transmitiendo por streaming, dependemos de muchísimos factores externos ajenos a nosotros que pueden afectar gravemente a la transmisión: La cantidad de usuarios que se están conectando, el ancho de banda del que disponemos, la capacidad del servidor con el que trabajamos, etc. etc. Por ello, se hace muy recomendable, evitar estos riesgos y, cuando se trata de una exposición sin intervenciones el grabar la sesión previamente y lanzar el vídeo desde la plataforma hacia canales de vídeo con lo que la experiencia es la misma pero no se corren riesgo al soportar todo el tráfico de datos la propia plataforma ya preparada para ello. De lo contrario se recomienda conectarse por cable, si si, por cable, aunque parezca obsoleto  es una muy buena manera de que la conexión sea segura.

 

Utilización de medios audiovisuales

 

Hay que tener en cuenta una serie de cuestiones necesarias para que la presentación sea vista por todos adecuadamente.

Formato de presentación: Muy poca letra, en cada diapositiva no debería haber más de 2 LÍNEAS. Si se pone más texto se corre un gran riesgo de que los asistentes nos lo vean. Letras de tamaño gran y apoyo con imagenes que faciliten la comprensión de lo que se está exponiendo.

¿Sabes algo sobre Netiqueta? ¿Presentaciones efectivas? El significado de las mayúsculas en el texto, las negrillas y  subrayado, en un próximo articulo desarrollaré este tema.

Las presentaciones compartidas son apoyos al contenido que se está exponiendo. No hace falta que contengan todo lo que se quiere decir y que el exponente se limite a leer lo que establece la diapositiva.

Utilización de vídeos. No se debe olvidar que dichos vídeos suelen ser al igual que las presentaciones, elementos de apoyo y por tanto la duración debe ser limitada para que encaje en la exposición. Un vídeo explicando algo que dure más de tres minutos es un vídeo que se hace pesado.

 

¿Leer o no leer las intervenciones?

 

El problema de leer  es que no se mira a la cámara y la imagen es la de alguien mirando hacia abajo. Pasa lo mismo en forma presencial, y peor aún, vemos a personas con la hoja tapar su cara ya que ni siquiera han leído antes lo que pretenden compartir  y/o la letra de sus apuntes no es legible a la distancia Si se decide leer porque se considera necesario, es bueno preparar previamente la lectura haciendo las pausas necesarias para poder dirigirse a la cámara. Por otro lado, facilita mucho la utilización de algún soporte que permita que los papeles a leer estén cercanos a la cámara y no se baje mucho la cabeza. Como en televisión…

Hay un truco para aquellos que tienen gafas y se les refleja la pantalla del ordenador: Bajar al máximo el brillo de la pantalla del ordenador para evitar los reflejos en los lentes. Muchos youtubers experimentados ponen esos reflejos aposta para que no se les vean los ojos al leer

La preparación para una videoconferencia potenciará la participación de tu equipo y, finalmente, optimizará tu trabajo en equipo en línea mientras trabajas de forma remota. Usa estas normas de etiqueta para videoconferencias para que tu reunión sea un éxito.

 

(*) La autora de este artículo es consultora en protocolo organizacional, estrategia en imagen pública, coach de Negocios y Liderazgo. La primera parte de este artículo salió el 3 de mayo o puede leerse en:  https://www.diarioelargentino.com.ar/noticias/214920/parte-i-participantes-como-hacer-un ideoconferencia.efectivaquestion.

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