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Thursday 13 de May de 2021

Parte I - Participantes: ¿Cómo hacer una videoconferencia efectiva?

Parte I - Participantes: ¿Cómo hacer una videoconferencia efectiva?

Aprovecha al máximo tus reuniones de equipo virtuales al asegurarte de que sabes qué debes hacer y qué no ¿Por qué necesitamos las normas de etiqueta para videoconferencias?

 

Por Solange Vallenari (*)

Colaboración

 

Generalmente, no hay problema para comunicarse por videollamadas con familiares o amigos desde la comodidad de tu cama, ese no es el caso con las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo como Zoom, que requieren mayor planificación para el decoro y la efectividad. Quizás eres un experto en organizar reuniones en la oficina, pero la barrera virtual agregada de la videoconferencia aún puede implicar un desafío para algunas personas.

Cuando se trabaja desde la casa, puede ser fácil distraerse o desconcentrarse, y las reuniones por videoconferencia no son la excepción. Si bien podría generar ternura que el perro de un miembro del equipo ingrese en la sala, ese adorable animal también podría ser una pequeña distracción. La misma lógica se aplica a los participantes desinteresados que claramente no escuchan ni prestan atención a la reunión.

 

Reglas básicas para las normas

de etiqueta para videoconferencias

 

El primer paso para tener videollamadas productivas es asegurarse de que estas sean funcionales, desde la perspectiva tecnológica y desde el punto de vista del ser humano. Por lo tanto, para asegurarte de que aprovechas al máximo las reuniones por videoconferencia con tus compañeros de trabajo, arme una lista de verificación con algunas sugerencias de normas de etiqueta para videollamadas más importantes que puedes tener en cuenta:

 

Revisa tu conexión a Internet

y tu hardware con anticipación

 

Darás una imagen poco profesional e irresponsable si intentas iniciar una reunión, pero tu micrófono o cámara web no funcionan. Cuando hayas programado una reunión con anticipación, revisa siempre con tiempo que tu configuración para videoconferencias funciona y no dos minutos antes de que comience la reunión. Prueba el micrófono incorporado o los auriculares para corroborar que el software los detecta.

También debes probar si tu conexión a Internet puede soportar una videoconferencia. No sería bueno que se cortara la conexión en un momento crítico o en la mitad de la conversación. Si la conexión no es lo suficientemente buena, muchas aplicaciones te permiten limitar la calidad de video que recibes o apagar la cámara para que puedas seguir participando en forma audible aunque no es lo más recomendable ya que se puede entender como falta de interés. Otra forma de garantizar tu conexión es que te conectes por cable, si , por cable, como antes.

 

Vístete

 

Todos lo hicimos al menos una vez: levantarnos de la cama y pasar directamente a la computadora portátil para la reunión de equipo de las 8 de la mañana. Sin embargo, asistir a una reunión por videoconferencia en piyamas quizás no sea la mejor imagen profesional que desees dar. Si quieres que te tomen en serio en una llamada por videoconferencia, vístete como corresponde. Lo recomendable es utilizar la misma etiqueta que se utilizaría para una reunión presencial. En su totalidad.

No es buena idea poner solo la parte que se ve de manera adecuada pues pueden ocurrir situaciones desagradables, por ejemplo estar solo vestidos arriba, olvidarnos, pararnos para hacer algo y quedar en evidencia que debajo solo teníamos la ropa interior u otra vestimenta muy diferente a la de arriba.

 

Busca tu espacio

 

No todos cuentan con una oficina privada exclusiva que les permita trabajar desde casa, pero es importante que puedas encontrar o crear un espacio tranquilo para hacer videoconferencias. Aunque para ti los familiares, compañeros de cuarto o mascotas que deambulan por la sala no sean una distracción mientras trabajas, algunos de tus asistentes pueden pensar distinto. Entonces, cuando te prepares para una videoconferencia, asegúrate de que estás en un lugar donde nadie pueda deambular o distraerte. Podrás concentrarte en tus colegas mientras ellos hablan y eliminar el ruido de fondo cuando tú hables.

 

Enmarca la escena

 

Ahora que estás vestido y en un lugar privado para tu videollamada, presta atención a tu entorno y a cómo este se ve en la cámara. Tu preparación no importará si está demasiado oscuro para que tus colegas vean o si lo único que ven es una pila de platos sucios en el fregadero. Tómate un momento para limpiar y ordenar el espacio que te rodea. Abre las cortinas o enciende las luces, o si el problema es tu decoración visualmente descuidada, usa una pantalla verde o un fondo virtual para ocultarla. Zoom, por ejemplo, detecta automáticamente tu fondo y te permite cubrirlo con una imagen.

 

Si no hablarás, desactiva tu audio

 

Una vez que tu reunión esté finalmente en marcha, uno de los aspectos más importantes de las normas de etiqueta de las videollamadas es silenciar tu micrófono cuando no hables. Aunque encuentres un lugar tranquilo para tu reunión, tu micrófono recogerá el sonido si te mueves, toses o comienzas a escribir en la computadora. Lo último que deseas es que alguien tenga que repetir lo que dijo por una interrupción accidental, o que tenga que llamarte la atención, aunque sea brevemente, mientras aborda otro tema a mitad de la reunión. La mayoría del software para videoconferencias tiene un botón para silenciar a la persona o la llamada; solo recuerda reactivar el audio cuando hables de nuevo.

 

Mira a la cámara

 

Podría parecer muy adecuado mirar las imágenes de vídeo de las otras personas de la reunión. Sin embargo, si deseas que los demás participantes de la llamada se concentren en ti cuando hablas, debes mirar directamente a la cámara. Aunque no puedas ver a tus colegas, al mirar a la cámara, se reproduce la sensación de la comunicación cara a cara y te aseguras de que te presten atención y realmente escuchen lo que dices. Si deseas ver a tus colegas mientras hablas, coloca el video en pantalla directamente junto a la cámara para que ambos estén al nivel de los ojos. Esto no implica un problema en la mayoría de las computadoras portátiles, pero quizás debas reorganizar tu instalación si trabajas desde una computadora de escritorio.

 

Presta atención y concéntrate

 

Por supuesto que, cuando participes en una videoconferencia, lo más importante que puedes hacer es concentrarte en la reunión que tienes en ese momento. La concentración en tu casa puede lograrse de la misma forma que en la oficina: por ejemplo, la toma de notas puede ayudarte a asimilar y responder lo que se analiza. No obstante, también debes evitar caer en la tentación de cambiar de pestañas y pasar a otras actividades o simplemente mirar tu teléfono. Aunque creas que eres bueno para realizar varias tareas simultáneamente, si te distraes, no aprovecharás gran parte de la reunión en la que participas. Recuerda, hay más personas viéndote y la cámara capta más de lo que tú crees

Hasta aquí te he mencionado los aspectos básicos de las normas de etiqueta de videoconferencias, en la próxima edición te contare cómo establecer una videoconferencia de forma efectiva.

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(*) La autora de este artículo es consultora en protocolo organizacional, estrategia en imagen pública, coach de Negocios y Liderazgo


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